○○（以下「当社」）は、本サービス「退職BOX」（以下「本サービス」）における利用者の個人情報を、以下のとおり取り扱います。
1. 取得する個人情報
| 項目 | 取得方法 | 利用目的 |
|---|---|---|
| 氏名・ふりがな | 申込フォーム | 退職届・委任状の作成 |
| メールアドレス | 申込フォーム | 文面確認、返信転送、送信証明書送付 |
| 電話番号 | 申込フォーム（任意） | 緊急時の連絡 |
| 会社名・部署 | 申込フォーム | 退職通知メールの宛名作成 |
| 上司・人事のメアド | 申込フォーム | 退職通知メールの送信先 |
| 雇用形態・退職希望日・有給希望 | 申込フォーム | 退職通知メール本文の生成 |
| 会社からの返信内容 | 当社ドメインへの受信 | 本人への自動転送（当社は内容を閲覧しません） |
| 決済情報 | Stripe（当社はカード番号を保持しません） | 決済処理 |
2. 利用目的
- 退職通知メール、退職届、委任状の作成および送信
- 本人への会社返信の転送
- 送信証明書 PDF の発行
- 本サービスの提供、改善、お問い合わせ対応
- 法令に基づく対応
3. 第三者提供
当社は以下の場合を除き、利用者の個人情報を第三者に提供しません。
- 退職通知メールの宛先（利用者が指定した会社の上司・人事）への送信
- 業務委託先（決済：Stripe、メール送信：Resend、AI 文面生成：Anthropic、データ保管：Cloudflare / Supabase）への提供
- 裁判所・捜査機関からの法令に基づく要請
4. 保管期間
- 申込情報・送信ログは 送信完了後 1 年間 保管し、その後安全に削除します。
- 会社からの返信メール本文は、本人へ転送後 30 日以内 に当社サーバから削除します。
- 利用者から削除請求があった場合、速やかに削除します（法令上の保管義務がある情報を除く）。
5. 安全管理措置
- 個人情報は暗号化（HTTPS / DB 暗号化）された経路・保管庫で取り扱います。
- 業務委託先には個人情報保護法に基づく契約を締結します。
- 当社スタッフは会社からの返信メール本文を業務上必要な場合を除き閲覧しません（業務フロー上、自動転送のみ）。
6. 開示、訂正、削除の請求
利用者は privacy@taishoku-box.com へのメールで、自身の個人情報の開示、訂正、削除を請求できます。本人確認のうえ、合理的な期間内に対応します。
7. Cookie とアクセス解析
当社サイトでは、サービス品質向上のため Cookie および Cloudflare Web Analytics を使用します。個人を特定する目的では使用しません。
8. お問い合わせ
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ：privacy@taishoku-box.com